Comment franchir la secrétaire au téléphone : 7 techniques éprouvées

Le barrage secrétarial : un défi quotidien en prospection

Vous le savez : dans chaque entreprise, la réceptionniste ou la secrétaire joue un rôle crucial. Accueillir, renseigner, diriger, et surtout filtrer les appels . Que ce soit à la demande du dirigeant ou de sa propre initiative, elle constitue souvent le premier obstacle entre vous et votre décideur. Combien de fois avez-vous vécu cette frustration de devoir parler à un interlocuteur clé sans pouvoir y accéder ? Chez Prospecto , nos agents passent des milliers d'appels par semaine et ont développé des techniques éprouvées pour franchir cette étape avec professionnalisme et efficacité. Voici notre mode d'emploi en 7 techniques concrètes.

Technique 1 : La séduction par le sourire

Ça peut vous faire sourire, mais justement, le sourire s'entend au téléphone et c'est votre plus bel atout. Vous ne parlez pas à un robot, mais à un être humain qui a probablement dû gérer des dizaines d'appels désagréables avant le vôtre. Le principe Parez-vous de votre plus beau sourire et demandez simplement ce que vous voulez avec courtoisie et assurance. La chaleur humaine ouvre plus de portes que l'insistance.

Technique 2 : La demande directive

Si la phase de séduction ne porte pas ses fruits, passez à l'étape supérieure : la demande directive. Il ne s'agit pas d'être impoli, mais d'adopter un ton sûr et confiant . Comparaison : interrogatif vs affirmatif « Est-ce que je pourrais parler à M. Tremblay, s'il vous plaît ? » « J'aimerais parler à M. Tremblay, s'il vous plaît. » La forme affirmative projette de la confiance et sous-entend que l'appel est attendu ou important.

Technique 3 : Comprendre le refus pour mieux le contourner

Si la secrétaire refuse toujours de vous transférer, demandez-lui pourquoi . En cherchant à comprendre le refus, vous allez obtenir de précieuses informations : Rappelez-vous : vous interagissez avec un être humain. Communiquer permet de créer un lien et d'obtenir des informations que vous n'auriez jamais eues autrement.

• Le numéro de poste direct de votre interlocuteur
• Les heures de disponibilité du décideur
• Le nom exact de la personne responsable
• Les processus internes pour soumettre une demande

Technique 4 : Le langage technique

Il arrive que la secrétaire vous demande l'objet de votre appel. Dans ce cas, nos conseils sont simples : En utilisant un vocabulaire qui dépasse son domaine de compétences, la secrétaire préférera vous transférer plutôt que de risquer de bloquer un appel important.

• Soyez bref et concis : n'en dites pas trop
• Utilisez des termes techniques liés à votre domaine d'expertise
• Positionnez votre appel comme professionnel et spécialisé

Technique 5 : Les heures stratégiques

Si malgré tous vos efforts la secrétaire reste infranchissable, adoptez une approche alternative . Les appels matinaux (avant 8h30) ou tardifs (après 17h) vous permettent souvent de joindre directement le décideur. Créneaux optimaux pour éviter le filtrage 7h30 : 8h30 Avant l'arrivée de la réceptionniste 12h : 13h Pendant la pause déjeuner 17h : 18h30 Après le départ de la réceptionniste

Technique 6 : Demander un service, pas une personne

Une autre option efficace : demandez à être dirigé vers un service plutôt qu'une personne spécifique. La secrétaire ne prend pas le « risque » de vous connecter directement à quelqu'un, et vous parvenez au service voulu. Tout le monde est satisfait ! « Je voudrais parler à M. Lavoie, le directeur des achats. » « Pourriez-vous me transférer au service des achats, s'il vous plaît ? »

Technique 7 : Le répertoire téléphonique

Si un répertoire téléphonique par nom est disponible (ces systèmes automatisés qu'on entend souvent : « Composez les trois premières lettres du nom de famille… »), saisissez l'occasion ! Vous n'aurez généralement aucun intermédiaire à franchir.

Les 5 erreurs à ne jamais commettre

• Mentir sur la raison de l'appel : si vous êtes démasqué, la porte se ferme définitivement
• Être impoli ou condescendant : la secrétaire est votre alliée potentielle, pas votre ennemie
• Insister lourdement : sachez reconnaître quand il faut changer de stratégie
• Donner trop de détails : plus vous en dites, plus on a de raisons de vous refuser
• Abandonner après un seul essai : la persévérance intelligente est la clé du succès

Le récapitulatif des 7 techniques

Conclusion : force et courage !

Selon RAIN Group , il faut en moyenne 8 tentatives pour joindre un décideur B2B. Franchir le barrage secrétarial est un art qui demande patience, diplomatie et créativité . Nos agents chez Prospecto maîtrisent ces techniques au quotidien. Si vous préférez confier cette étape à des professionnels aguerris, Prospecto prend en charge vos appels de prospection de A à Z. Lire aussi : Déjouer les réceptionnistes | Construire un pitch qui convertit | 20 mots clés en prospection

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